رشد شخصی

کارها را با ماتریس آیزنهاور اولویت بندی کنید، قبل از آن که زمان کم بیاورید!

دوایت آیزنهاور سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده از سال ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ بود. او قبل از رئیس جمهور شدن، به عنوان یک ژنرال در ارتش آمریکا و به عنوان فرمانده عالی نیروهای متفقین در طول جنگ جهانی دوم خدمت کرد. او همچنین بعدها اولین فرمانده عالی ناتو شد.
دوایت مجبور بود تصمیمات دشواری در مورد این که هر روز باید بر کدام یک از وظایف بسیار خود تمرکز کند بگیرد. این امر در نهایت به ابداع اصل مشهور جهانی ماتریکس آیزنهاور او منجر شد، که امروزه به ما کمک می کند تا وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت آنها اولویت بندی کنیم.
در یک سخنرانی در سال ۱۹۵۴ برای مجمع دوم شورای جهانی کلیساها، رئیس جمهور سابق آمریکا دوایت آیزنهاور، که به نقل از دکتر روسکو میلر  رئیس دانشگاه نورث وسترن صحبت می کرد، گفت :
” من دو نوع مشکل دارم : فوری و مهم.! فوری ها مهم نیستند، و مهم ها هیچ وقت فوری نیستند. “
گفته می شود که با استفاده از این ” ماتریکس آیزنهاور ” است که او می داند چطور حجم کار و اولویت های خود را سازماندهی کند.
او تشخیص داد که مدیریت زمان عالی به معنی موثر و همچنین کارآمد بودن است. به عبارت دیگر، ما باید وقت خود را صرف کارهایی کنیم که مهم هستند و نه فقط کارهایی که فوری‌ اند. برای این کار و برای به حداقل رساندن استرس داشتن مهلت های زمانی بیش از حد محدود، ما باید این تمایز را درک کنیم :
  • فعالیت های مهم نتیجه ای دارند که منجر به دستیابی ما به اهدافمان می شود، چه این اهداف حرفه ای باشند و چه شخصی.
  • فعالیت های فوری نیاز به توجه فوری دارند، و معمولا به دستیابی به اهداف شخص دیگری مربوط هستند. آنها اغلب فعالیت هایی هستند که ما بر روی آنها تمرکز می کنیم و نیازمند توجه هستند چون عواقب عدم رسیدگی به آنها فوری هستند.
وقتی ما بدانیم که کدام فعالیت ها مهم و کدام فوری هستند، می توانیم بر تمایل طبیعی خود برای تمرکز بر روی فعالیت های فوری بی اهمیت غلبه کنیم، به طوری که می توانیم وقت کافی برای انجام آنچه که برای موفقیت ما ضروری است خالی کنیم. به این طریق است که می توانیم از “برخورد آنی با مشکلات به جای پیشگیری از آنها” به سمت موقعیتی حرکت کنیم که بتوانیم کسب و کار و حرفه خود را ترقی دهیم.

چگونه از ماتریکس آیزنهاور استفاده کنیم؟

برای استفاده از این اصل، تمام فعالیت ها و پروژه هایی که احساس می کنید باید انجام دهید را لیست کنید. سعی کنید تمام چیزهایی که وقت شما را در محل کار می گیرند، اما با این حال بی اهمیت هستند را در لیست خود بگنجانید. (اگر وقت خود را با استفاده از لیست کارهایی که باید انجام دهید یا برنامه کاری مدیریت می کنید، قبلا این کار را انجام داده اید.)

۱. کارهای مهم و فوری :

دو نوع متمایز از فعالیت های فوری و مهم وجود دارد: آنهایی که شما نمی توانید پیش بینی کنید، و آنهایی که تا لحظه آخر رها کرده اید.

شما می توانید فعالیت های لحظه آخری را با برنامه ریزی از قبل و اجتناب از تعلل، حذف کنید.

با این حال، همیشه نمی توانید برخی از مسائل و بحران ها را پیش بینی یا از آنها جلوگیری کنید. در اینجا، بهترین روش این است که کمی وقت برای رسیدگی به مسائل غیر منتظره و فعالیت های مهم برنامه ریزی نشده در برنامه خود باقی بگذارید. (اگر یک بحران بزرگ به وجود آمد، آن وقت شما باید وظایف دیگر را دوباره برنامه ریزی کنید.)

اگر شما مقدار زیادی فعالیت های فوری و مهم دارید، مشخص کنید که کدام یک از آنها را می توانید پیش بینی کنید، و در مورد این که چطور می توانید فعالیت های مشابه را از قبل برنامه ریزی کنید، تا تبدیل به فعالیت های فوری نشوند، فکر کنید.

۲. کارهای مهم اما غیر فوری :

اینها فعالیت هایی هستند که به شما کمک می کنند به اهداف شخصی و حرفه ای خود دست یابید، و کارهای مهم را تکمیل کنید.

مطمئن شوید که مقدار زیادی زمان برای انجام درست این کارها دارید، به طوری که تبدیل به فعالیت های فوری نمی شوند. همچنین، به یاد داشته باشید که زمان کافی برای رسیدگی به مشکلات پیش-بینی نشده در برنامه خود باقی بگذارید. این کار شانس شما برای پیگیر ماندن را به حداکثر رسانده، و به شما کمک خواهد کرد تا از استرس این که کار بیشتر از حد لازم فوری شود، جلوگیری کنید.

۳. کارهای غیر مهم اما فوری :

وظایف فوری اما غیر مهم کارهایی هستند که شما را از دستیابی به اهدافتان باز می دارند. از خودتان بپرسید آیا می توانید آنها را دوباره برنامه ریزی کرده یا به دیگری محول کنید.

یک منشأ رایج چنین فعالیت هایی، افراد دیگر هستند. گاهی اوقات گفتن مودبانه “نه” به افراد، یا تشویق آنها به این که خودشان مشکل را حل کنند، مناسب است. (مقاله ما تحت عنوان “بله به شخص، نه به کار” در اینجا به شما کمک خواهد کرد.)

همچنین، سعی کنید وقتی در دسترس هستید، بازه های زمانی داشته باشید، به طوری که افراد بدانند می توانند در آن زمان با شما صحبت کنند. یک راه خوب برای انجام این کار ترتیب دادن جلسات منظم با آنهایی است که اغلب حرف شما را قطع می کنند، به طوری که بتوانند یکباره با مسائل خود کنار بیایند. پس از آن شما قادر خواهید بود برای مدت طولانی تری بر روی فعالیت های مهم خود تمرکز کنید.

۴. کارهای نه مهم و نه فوری :

این فعالیت ها تنها حواس پرت کننده هستند، در صورت امکان از آنها اجتناب کنید.

شما می توانید به سادگی از بسیاری از آنها چشم پوشی کرده یا آنها را لغو کنید. با این حال، برخی از آنها ممکن است فعالیت هایی باشند که افراد دیگر از شما می خواهند انجام دهید، با وجود این که به نتایج مورد نظر شما کمک نمی کنند. باز هم، اگر می توانید مودبانه به آنها “نه” بگویید، و توضیح دهید که چرا نمی توانید این کار را انجام دهید.

اگر افراد ببینند که شما در مورد اهداف و مرزهای خود قاطع و شفاف هستید، اغلب در آینده از درخواست انجام فعالیت های “غیر مهم” از شما خودداری می کنند.

نکته مدیریت زمان در هنگام کار با ماتریس آیزنهاور :

  • قرار دادن کارهایی که باید انجام دهید در یک لیست، ذهن شما را آزاد می کند. اما همیشه اول از خودتان بپرسید چه کاری ارزش انجام دادن دارد.
  • سعی کنید خودتان را به بیش از هشت وظیفه در هر بخش محدود نکنید. قبل از اضافه کردن یک وظیفه دیگر، اول وظیفه ای را که از همه مهم تر است تکمیل کنید. به یاد داشته باشید: مهم جمع آوری کردن وظایف نیست، تمام کردن آنهاست.
  • شما همیشه باید هم برای وظایف کاری و هم وظایف شخصی خود تنها یک لیست داشته باشید. به این ترتیب هیچ وقت نمی توانید در مورد انجام ندادن هیچ کاری برای خانواده یا خودتان در پایان روز شکایت کنید.
  • اجازه ندهید خودتان یا دیگران حواس شما را پرت کنند. اجازه ندهید دیگران اولویت های شما را مشخص کنند. هنگام صبح برنامه ریزی کنید، سپس بر روی وظایف خود کار کنید. و در پایان، از به اتمام رساندن کارهایتان لذت ببرید.
  • در آخر، سعی کنید کارهایتان را زیاد به تعویق نیاندازید، حتی با بیش از حد مدیریت کردن وظایفی که باید انجام دهید.

کارها را اولویت بندی کردم، حالا چه کنم؟

 

بعد از تعیین اهداف و بررسی کارهای روزمره، باید کارها را در ۴ دسته مورد اشاره تقسیم کرد. بعد از این تقسیم بندی حال باید دید با هریک از کارها چه باید کرد. در ادامه توضیحات لازم در این خصوص ارائه می شود:

۱. کارهای مهم و فوری را در اولویت بگذارید و هم اکنون انجامش بدهید؛ این کاملا طبیعی است که اولویت یک را بر روی کارهای مهم و فوری قرار دهید اما در فرصت مناسب بنشینید و تحلیل کنید چرا یک کار مهم، تبدیل به فوری شده است؟ آیا یک اتفاق سرزده و غیرقابل پیش بینی بوده یا در زمان مناسب به آن توجه نشد و در دقیقه ۹۰ به یادش افتادید؟ اگر گزینه دو صحیح است باید برنامه ریزی را به گونه ای انجام دهید که در فرصت مناسب کارهای مهم را انجام دهید تا به دقیقه ۹۰ موکول نشود.

۲.برای کارهای مهم اما غیر فوری برنامه ریزی کنید تا با کیفیت بالا انجامش دهید؛ این مهمترین بخش فعالیت های شماست پس بهترین و اثربخش ترین زمانتان را به آن اختصاص بدهید تا کیفیت انجام کارها افزایش داشته باشد.

 

۳. کارهای غیر مهم اما فوری را در کمترین انجام دهید یا اگر می توانید به دیگران بسپارید؛ اگر بتوانید کارهای فوری غیر مهم را به دیگران بسپارید بسیار عالی خواهد بود. شما می توانید زمان بیشتری را به کارهای مهم تخصیص دهید اما در بسیاری از موارد کسی نیست که کارهای فوری و غیر مهم شما را انجام دهد. در این شرایط باید تلاش کنید با کیفیت حداقل قابل قبول و در سریع ترین زمان ممکن آن کار را انجام دهید. باید توجه داشته باشید همیشه صرف زمان زیاد و دقت خیلی بالا خوب نیست، گاهی صرفت تلف کردن زمان است.

۴. کارهای غیر مهم غیر فوری را کنار بگذارید؛ البته گفتن این موضوع راحت است اما معمولا اجرایش بسیار سخت است. اما اگر واقعا قصد موفقیت و رسیدن به اهداف متعالی و مهم را دارید باید این کار را انجام دهید.

چگونه کارهای مهم اما غیر فوری را انجام دهم؟

حتما شما هم موافق هستید که باید تلاش کرد تا کمترین زمان ممکن را برای کارهای غیر مهم اختصاص داد. البته در برخی از موارد چاره ای جز انجام آنها ندارید چرا که ممکن است عدم اجرای آنها برای شما دردسر درست کند. اما به هر ترتیب باید با شناسایی آنها تلاش کنید کمترین زمان ممکن را به آنها اختصاص دهید. برای مثال گزارشی که رئیس شما از شما می خواهد احتمالا از کارهای غیر مهم فوری است که چاره ای جز انجامش ندارید.

اما همانگونه که اشاره شد مهم ترین بخش از کارها مربوط به کارهای مهم اما غیر فوری است. رمز موفقیت افراد بزرگ در همین است. آنها به کارهای مهم غیر فوری اهمیت داده و زمان لازم را برای انجام آنها را تخصیص می دادند. احتمالا هر فردی تمایل دارد که این کار را انجام دهد. اما چگونه؟ همه می دانیم روزی ۳۰ دقیقه ورزش برای سلامتی ما بسیار خوب است اما انجامش نمی دهیم. یا همه میدانیم گسترش ارتباطات برای موفقیت ضروری است، اما نمیتوانیم این ارتباطات را ایجاد کنیم.

چند توصیه یا راهکار عملی برای رسیدن به این اهداف :

  1. اهدافتان را بنویسید : شاید این حرف تکراری باشد اما واقعا مهم است. باید اهدافتان را روی کاغذ بیاورید تا امکان تمرکز بیشتر روی آن را داشته باشید و بتوانید متناسب با این اهداف برنامه ریزی کنید. هدفی که فقط در ذهن است معمولا بدست نمی آید. ضمن آنکه نوشتن اهداف این خاصیت را دارد که پیشرفت را در زندگی بهتر ببینیم. بسیاری از داشته های الان ما اهداف سال های قبلمان بودند. گاهی فرد خود را در رسیدن به اهدافش موفق نمی داند در حالی که وقتی به اهداف خود در ۵ سال پیش مراجعه می کند می بیند الان اهداف را بدست آورده. این موضوع هم منجر به تقویت اعتماد به نفس و افزایش امید می شود و هم چه بسا منجر به آگاهی فرد از ترسیم غلط اهداف بشود که خود موضوع بسیار مهمی است. بسیاری از افراد ثروتمند شدن را هدف خود تعریف کردند و تمام دوران جوانی و میانسالی خود را صرف کسب درآمد نمودند و توانستند پول زیادی بدست آورند اما در سال های بازنشستگی تمام یا بخش زیادی از پولی که بازحمت بدست آوردند و بهترین سال های عمر خود را وقف آن کردند را به نیازمندان یا گرسنگان می بخشند. آنها در سال های پایانی عمر افسوس می خورند که در زندگی موضوعات مهمتری بود که پیش از این به آنها کم توجهی کردند. البته این موضوع تا حدی به سن و سال و تغییرات روحیات بستگی دارد.
  2. هر روز یک مقدار زمان برایشان کنار بگذارید : قبلا اشاره کردم، این کارها مهم ترین کارهای شما هستند پس بهترن زمانی را که دارید برایشان کنار بگذارید. برخی از افراد در صبح زود راندمان بالایی دارند و برخی عصر و … ببینید کدام زمان بیشترین انرژی و کارایی را دارید و همان زمان را برای برای انجام کارهای مهم اما غیر فوری اختصاص دهید. این باید یک عادت شود برای مثال با خود قرار بگذارید که هر روز ساعت ۷ تا ۱۰ صبح فقط کارهای مهم غیر فوری انجام می شود.
  3. اهداف را تقسیم و زمان بندی کنید : معمولا اهدافی که در سر داریم بزرگ و زمان بر هستند، اهداف زمان بر معمولا قاتل انگیزه اند. برای حفظ انگیزه باید نتیجه را دید و به موفقیت رسید. برای جبران این مشکل بهتر است اهداف بزرگ و طولانی را به اهداف کوچکتر تقسیم کنید تا نتایج آن را ببینید. برای مثال اگر قصد نوشتن یک کتاب را دارید هر فصل کتاب را تبدیل به هدف کنید و برایش زمانی مشخص کنید.
  4. اهداف و برنامه اجراییتان را با عزیزانتان در میان بگذارید : شیوه دیگری که به شما انگیزه می دهد تا کارهای مهم غیر فوری را انجام دهید طرح این موضوعات با کسانی است که برایتان مهم هستند. در یک فرصت مناسب به او بگویید که انجام این کار چقدر برای شما مهم است و می تواند در زندگی شما اثر مثبت داشته باشد و بعد هم به او بگویید که بر اساس چه برنامه زمانی قرار است به این اهداف برسید و هم از او بخواهید این موضوع را از شما پیگیری نماید. این شیوه می تواند از دو جهت موثر باشد. از یک طرف یک انگیزه برای اجرای حرفی که در مقابل فردی ارزشمند زده اید در شما بوجود می آید و از طرف دیگر فردی که موضوع را با او مطرح نمودید به شما انگیزه می دهد و موضوع را از شما پیگیری می کند. اثر این موضوع را نباید دست کم گرفت.

میلاد کرمی

میلاد کرمی هستم؛ در این وبلاگ از کارآفرینی، کسب و کار، استارتاپ و رشد شخصی براتون می نویسم.

نوشته های مشابه

‫۲ نظرها

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بستن